Las mejores aplicaciones de Google para tu negocio – Parte 1

En caso de que no lo hayas notado, ya no es más el mundo de Microsoft. Por supuesto, Microsoft sigue liderando el mercado de software de oficina, con 450 millones de usuarios implementados, pero su principal rival Google ha roto el dominio de Microsoft, más de 2 millones de empresas y 25 millones de usuarios ahora manejan su correo electrónico, documentos y otras tareas de oficina con la suite profesional basada en web llamada Google Apps.

Las herramientas de oficina de Google ofrecen una amplia gama de opciones de productividad basadas en web incluso para las pequeñas y medianas empresas. Todo lo que hacemos en el trabajo está disponible en cualquier lugar y en cualquier momento desde cualquier conexión a Internet. Mejor aún, todo es gratis para la versión estándar o puedes pagar $50 al año por usuario para la versión Premier, que incluye almacenamiento adicional y soporte ilimitado de alta calidad.

Si no tienes un buen acceso a la web, es mejor trabajar con procesadores de texto tradicionales como Microsoft Word ó OpenOffice. Pero si utilizas Internet y tu empresa no está trabajando con Google Apps, estás cometiendo un error.

A continuación te presentamos las mejores herramientas de Google para grandes o pequeñas empresas que hemos seleccionado para ti:

Google Apps Gmail

Lo bueno: Google Apps Gmail es compatible con la URL de tu empresa y funciona de forma similar en cualquier navegador o dispositivo móvil. Por ejemplo, convierte al instante un iPod en un portal de trabajo. Además, Gmail cuenta con espacio suficiente de correo electrónico (25 GB de almacenamiento por usuario con una cuenta pagada de Apps). Los empleados tienen acceso remoto completo, y el sistema obliga iniciar sesión para hacer el trabajo. A diferencia de otros clientes de email de escritorio, las conversaciones de Gmail son “asociadas”, lo que significa que los correos son agrupados por asuntos similares, lo que facilita el seguimiento y el intercambio.

Lo malo: La política de Google para el inicio de sesión y gestión de identidades diversas por e-mail es innecesariamente complicada. Peor aún, los empleados a menudo no saben si están registrados en el sistema de correo virtual de la empresa o en su cuenta personal de Gmail. También, prepárate para ser bombardeado por anuncios de contenido. Los anuncios de texto son el principal negocio de Google, por lo que está casi siempre estarás mirándolos en tu bandeja de correo.

Factor de Productividad: Grandioso. Si no estás utilizando una cuenta de Gmail de Google Apps en conjunto con Microsoft Outlook estás equivocado. Sé prevenido: no es un sustituto completo para Outlook.

Google Apps Calendar

Lo bueno: Esta aplicación crea una plataforma común sobre la cual se puede programar en tiempo real citas y eventos a través de todo tu negocio. Permite programar citas desde una ubicación remota, y también permite a tus clientes actualizar las reuniones si necesitan hacerlo. En pocas palabras, cuando se trata de eventos grupales, es la mejor herramienta de programación que existe, incluso genera invitaciones por correo electrónico que incluye un botón para responder. También permite fusionar los calendarios de tus empleados con el tuyo con el fin de administrar el tiempo de tu equipo con una sola vista.

Lo malo: Al igual que Gmail, esta aplicación puede ser confusa y compleja; manejar la configuración del  Calendario es muy complicado. Además, la gestión de permisos y privacidad también es difícil. Y, por supuesto, diferentes personas gestionan sus horarios de diferentes maneras. Ten cuidado: la integración con Outlook es inútil.

Factor de Productividad: No hay ninguna otra herramienta como esta. Las funciones de planificación la vuelven una herramienta imprescindible para la pequeña empresa.

Continuará…